Siz de mi biriken e-postalarınız ile baş edemiyorsunuz? O zaman bu yazıyı okumanız ve gerekli aksiyonları almanız gerekiyor.
- E-Postanızı Ne Yapacağınıza İlk 5 Saniyede Karar Verin: E-postanızı okur okumaz aslında kafanızda e-postanın gerçekten gerekli olup olmadığıyla ilgili bir karar veriyorsunuz. İşte bu kararı hızla aksiyona çevirmeniz gerekiyor. Yapmanız gereken 3 şey var, ya anında cevap verin, ya okuyun ve silin, ya da “Daha Sonra Bakılacaklar” klasörünüze taşıyın. Anında cevap vermek ve okuyup gereksizse silmek çoğu zaman çok rahatlatıcı aksiyonlardır, böylece bir “To-Do” şişkinliğiniz olmaz. “Daha Sonra Bakılacaklar” klasörüne taşımak da size zaman kazandırır. Böylece gelen kutunuz her zaman boş kalır.
- Daha Sonra Bakılacaklar Klasörünü Ara Ara Temizleyin: Tabi buradaki bir diğer önemli madde, Daha Sonra Bakılacaklar klasörünü de ara ara temizlemek olacak. Bu klasörü sakın ikinci bir “Gelen Kutusu” gibi kullanmayın. Eğer o duruma gelirse aslında başladığımız yere geri döneriz ve yerimizde sayarız. Dolayısıyla her boş zamanınızda bu klasöre uğrayıp olabildiğince temizleyin.
- Cevaplarınızı Kısa ve İşlevsel Tutun: Yani bir nevi “To-The-Point” cevaplar verin, uzatmayın, ne isteniyorsa sadece onu yazın, ne soruluyorsa sadece ona cevap verin. Bir e-posta yazmak için 10 dakika düşünenlerden değil merakını en kısa şekilde anlatanlardan olun. Gelen e-posta ne kadar uzun olursa olsun, cevabı kısaysa kısadır, uzatacağım diye uğraşmayın.
- Alternatif E-Posta Adresi Kullanın: İş e-postanıza sadece işle ilgili e-postalar düşsün. Kampanyalar, e-bültenler, promosyonlar, haberler ve diğer önemsiz e-postalar için iş e-postanızı değil kendi kişisel e-postanızı kullanın. Onların nasıl olsa acelesi yok, işinizin tam ortasında “Suada’da İki Kişilik Fasıl 49TL!” maili görmenin bir anlamı yok. E-postanızı biriyle veya bir siteyle paylaşırken önem sırasına göre kullandığınız e-posta adresinizi paylaşın.
- Önemsiz İşleriniz için Tek Kullanımlık E-Postalar Kullanın: Bir foruma üye olacaksanız ya da spam tehlikesi barındırdığını düşündüğünüz sitelere üye olmanız gerekiyorsa tek kullanımlık e-posta hizmeti veren siteler var. Siteye giriş şifresi e-postanıza geldikten sonra, yani işlevini tamamladıktan sonra e-posta kullanılmaz hale geliyor. Bu hizmeti veren ve tavsiye edebileceğim siteler şöyle: Mailinator / Guerrilla Mail ve Spamex.
- E-Postalarınızı Temizlemek için Cep Telefonunuzu Kullanın: Bazen bir e-postanın gereksiz olduğunu sadece başlık kısmından bile anlayabilirsiniz. Otobüste, sırada, sinemada ve zaman bulduğunuz her yerde e-posta kontrolü yapıp önemsiz e-postaları hızlıca elerseniz, bilgisayar başına oturduğunuzda hali hazırda sadeleşmiş bir e-posta gelen kutusu bulabilirsiniz.
- Halledebildiğiniz Tüm İşlerinizi Yüz Yüze veya Telefonla Halledin: Bir e-posta atmak, size dönecek bir e-postanın garantisidir. Dolayısıyla, hiç e-posta atmamak aslında gayet verimli bir e-posta yönetim taktiğidir. Yüz yüze veya telefonla halledebileceğiniz bir şey varsa üşenmeyin, kalkın gidin ve halledin. E-posta atmaktan daha efektif, hem spor da yapmış olursunuz.